Архивисты ГУ «Государственный архив Зерендинского района» Управления архивов и документации Акмолинской области» провели семинар-совещание на тему «Оказание государственной услуги «Выдача архивных справок», разъяснение постановления акима Акмолинской области от 19 марта 2014 года № А-3/94 «Регламент электронной государственной услуги «Выдача архивных справок» и «Ознакомление с обновленными нормативными документами по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в государственных и негосударственных организациях». Приглашёнными были специалисты по делопроизводству из сельских округов, с госудучреждений и самостоятельных отделов.

Семинар-совещание открыла и вела директор госархива Зерендинского района Бахытжан Айдосова:

 — В своем послании народу Казахстана «Социально-экономическая модернизация — главный вектор развития Казахстана» Глава государства в качестве одного из ключевых направлений дальнейшего развития Казахстана на ближайшее десятилетие определил повышение качества госуслуг населению, в том числе, посредством оказания 60% социально значимых госуслуг, всех видов лицензий и разрешительных документов в электронной форме или через ЦОН.

Кроме того, требования к госуслугам в соответствии с поручением Главы государства все социально значимые услуги должны оказываться через портал «Электронного правительства», в том числе государственная услуга «Выдача архивных справок». Данная услуга оказывается на основании пункта 5 статьи 15 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», стандарта утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 5 марта 2014 года № 183 и регламента № А3/94 утвержденного от 19 марта 2014 года постановлением акимата Акмолинской области. Видом завершения государственной услуги является выдача архивной справки, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги.

За период с 01 января по 21 декабря 2014 года принято — 1510 заявлений социально-правового характера, 127- тематического характера, 5 — генеалогического характера через: ЦОН-748, ПЭП-65, посредством уполномоченного органа — 697. Из них: тематического характера -127, генеалогического характера  — 5.

За 2014 год архивом района было принято 1642 заявления. Исполнено — 1630 заявлений. Все они исполнены своевременно, ответы даны на языке обращения. Сроки оказания государственных услуг соблюдаются, мотивированных отказов в предоставлении государственной услуги за данный период не имеется. Запросы социального характера внесены в базу данных «Е — акимат»», тематического и генеологического характера в базу данных АИС ЕУОЛ.

Директор госархива Зерендинского района Б. Айдосова разъяснила, что госуслуга «Выдача архивных справок» производится на основании «Стандарта оказания госуслуг» № 183 от 5 марта 2014 года. Госархив Зерендинского района работает соблюдая законодательство Республики Казахстан о государственных услугах. Иностранные граждане, лица без гражданства и иностранные юридические лица получают государственные услуги наравне с гражданами и юридическими лицами Республики Казахстан, если иное не предусмотрено законами нашей страны.

Акимом Акмолинской области от 19 марта 2014 года № а-3/94 утвержден «Регламент электронной государственной услуги «Выдача архивных справок». Регламент государственной услуги является настольным нормативным правовым актом каждого архивиста при предоставлении госдарственной услуги «Выдача архивных справок».

Регламент государственной услуги, оказываемой в электронной форме, оказывается госархивами и на альтернативной основе через Центры обслуживания населения, а также через веб-портал «электронного правительства», при условии наличия у получателя государственной услуги электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП);

Архивист Азнабаева Динара Елюбаевна ознакомила присутствующих с порядком подачи онлайн-заявки на госуслугу "Выдача архивных справок" через портал электронного правительства — egov.kz. Было дано разъяснение о порядке получения ЭЦП в ЦОН, а также о возможностях и положительных сторонах получения госуслуги посредствам ПЭП.

Далее архивист Имангалиева Жанат Ельтаевна ознакомила участников семинара с основными требованиями «Типового правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011г. № 1570. Также остановилась на «Основных правилах формирования номенклатуры дел».

Семинар завершила директор госархива Б.Айдосова :

- Вы все знаете , что на все запросы ответы готовим на основании тех документов, которые храняться в госархиве. В госархиве на 1 января 2015 года числится 252 фонда, всего 66536 единиц хранения. Они принимаются от наших источников комплектования. Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы? Что относится к документам по личному составу?

Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, договоры, заключаемые работником с работодателем).

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу.

Практически все они, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан.

Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы ведомственного архива, его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.

Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена «Уголовным кодексом РК». Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы,- подчеркнула Бахытжан Досымбековна, призвав всех руководителей и делопроизводителей ответственно отнестись к своим объязанностям.

ГУ «Государственный архив

Зерендинского района»