Архивист консультирует

К делопроизводству –ответственно

Правовая основа хранения документов разработана в декабре 1998 года принятием Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах». В соответствии со статьей 13 п.1 Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» документы национального архивного фонда находящиеся в государственной собственности по истечению срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы. Срок хранения документов в ведомственных архивах организации образованных в деятельности государственных юридических лиц районного подчинения — 5 лет.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на госхранение в учреждениях и организациях создаются экспертные комиссии. В процессе экспертизы ценности проверяется правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирование дел. В ходе работы проводится полистный просмотр организационно-распорядительной документации (решения, распоряжения, постановления и др), документы информационного характера (переписка) планово-отчетной документации.

При проведении эспертизы нельзя забывать, что утраченные документы восполнить трудно, а часто невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на госхранение. Дела могут быть уничтожены только после того как описи постоянного, временного и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению будут согласованы с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области

В ходе проведения научно-технической обработки ЭК проводит формирование дел постоянного хранения, по личному составу. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: документы постоянного и временного хранения и по личному составу формируются в отдельные дела; помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Каждый документ помещенный в дело, должен быть оформлен по требованию типовых правил, госстандартов и других нормативных актов РК; документы на двух языках формируются совместно в одно дело, при этом вначале — документ на государственном языке, затем на русском; дело должно содержать 180 листов.

Документы располагаются внутри дела в хронологическим порядке. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируются по возрастанию номеров т.е с № 1 и далее, по хронологии от января к декабрю. Приказы по основной деятельности должны быть сформированы отдельно от приказов по личному составу и от приказов по административно-хозяйственным вопросам. Отчетные и плановые документы должны быть включены в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно. При отсутствии годовых планов и отчетов на постоянное хранение берут полугодовые или квартальные. Дела содержащие переписку должны размещаться с учетом последовательности решения вопроса в хронологическом порядке: входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления, документ — ответ следует за документом запросом, наиболее ранние документы должны располагаться в начале дела.

В самостоятельные дела формируются документы о предоставлению к награждению присвоению званий ( ходатайства, характеристики, автобиографии выписки из решений и др.) В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. На обложке дела обязательно указывается дата дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела ( на делах постоянного хранения пишется «хранить постоянно»).

Описи дел — это архивный справочник, предсталяющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большего количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов. Заголовки в описи располагаются по хронологически-номинальному признаку .

При первом поступлении документов фонда в архив составляется историческая справка к архивному фонду. Историческая справка состоит из трех частей: история учреждения, история фонда, характеристика документов фонда.

Учет документов в ведомственном архиве позволяет: своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки, помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки. Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках. Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм ответсвенного лица за делопроизводство.

Ж. Имангалиева,
архивист