•Ведомственные архивы –источник пополнения государственного архива

Взять под строгий контроль

Работа любого учреждения невозможна без чёткого представления о его устройстве, задачах и функциях. Это в полной мере относится и к ведомственным архивам, роль которых в хранении документов крайне важна. Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, являются источниками пополнения, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда.

Документы Национального архива РК, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных в перечне, хранятся в организации.

Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за ведомственный архив из числа штатных сотрудников.

За каждой организацией закреплён ответственный архивист. Государственный архив совместно с организациями-источниками комплектования рассматривает и готовит к согласованию на заседаниях экспертно-проверочной комиссии, в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатуры дел, положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях. Также архивисты оказывают методическую помощь, а именно проводят консультации и семинары.

В целях определения объёма и состава документов, условий хранения документов, находящихся на ведомственном (временном) хранении архивисты осуществляют выезды в организации. По итогам выездов составляются справки и даются рекомендации.

24 апреля проведен выездной обучающий семинар архивистами Ж.Имангалиевой и Т.Новокрещеновой с участием акима сельского округа С. Кенжегожина и специалистов ГУ «Аппарат акима Кусепского сельского округа» по оформлению описей постоянного и по личному составу. 19 мая был проведен выездной семинар в ГУ «Аппарат акима Троицкого сельского округа». Архивистами Ж.Имангалиевой и Мухамбеталиной Г.Б. оказана методическая помощь. Были затронуты изменения в оформлении и составлении номенклатуры дел согласно изменившимся требованиям нормативной базы. Обсуждались проблемные вопросы о составлении паспорта ведомственных архивов, о проведении работы по определению объемов и состава документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в ведомственном архиве.

Сотрудники государственного архива совместно с отделом документационного обеспечения аппарата акима провели обучающий семинар со специалистами сельских округов и самостоятельных отделов в офисе партии «Нур Отан». Всего участвовало 50 человек. Участники заслушали выступление на тему «Обеспечений сохранности документов в ведомственном архиве», архивиста Ж. Имангалиевой «О научно-технической обработке документов», главного специалиста отдела документационного обеспечения А. Беркiнбаевой «О ведении делопроизводства на государственном языке». Разъяснения о методике оценки деятельности дала главный специалист отдела службы управления персоналом А.Тасмагамбетова. «Об оформлении нормативно-правовых актов» разъяснение вел главный специалист отдела правовой работы Н. Катенов.

22 мая побывали в КГУ «Мало-Тюктинское учреждение лесного хозяйства». Заведующая архивохранилищем Д.Жузжанова и архивист Ж.Имангалиева оказали методическую помощь делопроизводителю А.Н. Жусуповой. Дана консультация о проведении экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение.

Одной из приоритетных задач государственного архива является обеспечение сохранности и учет документов отнесенных к составу Национального архивного фонда. К сожалению встречаются факты утери документов в Кусепском, Кзылсаянском, Ортакском и Троицком сельских округах. В Малотюктинском лесхозе документы хранятся в ненадлежащем виде. Можно сказать, склад макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы.

Это о чем говорит… Функции ведомственных архивов выполняются не надлежащим образом. Нужно принять меры по налаживанию в масштабе организации системы делопроизводства и архивного хранения, соответствующей нормативным документам в области архивного дела.

Стоит обратить серьезное внимание на организацию процесса передачи дел и документов при смене руководителя, чтобы не было фактов утери документов. Особенно при смене бухгалтеров: бухгалтерские документы вновь принятому работнику нужно передавать строго по акту — приема передачи.

Согласно статьи 13. Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы».

Факты утери документов обнаружены при составлении описи дел и в ГУ «Отдел культуры и развития языков». Разве возможно восстановить документы за несколько лет ?!

Ведь, согласитесь, гораздо легче начать формировать архив, когда организация невелика и бумаг, сохранность которых предстоит обеспечить, не так много. Если взяться за эту работу через пару лет, когда объемы документооборота начнут исчисляться десятками тысяч единиц, сформировать архив будет намного сложнее.

Правильная и чёткая организация деятельности ведомственных архивов необходима для обеспечения пополнения фонда документов, оперативной и эффективной работы с ним, а также хранения необходимых данных в течение положенного времени и уничтожения документов, срок хранения которых истёк. В этой связи знание функций ведомственного архива и их чёткое выполнение являются залогом слаженной и эффективной работы каждого ответственного лица за делопроизводство и руководителя организации.

Согласно Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях от 05 июля 2014 года №235-V уничтожение документов Национального архивного фонда влечет штраф на должностных лиц. Руководитель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документы Национального архивного фонда, а также сохранить в ведомственном архиве документы подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об удержании отчислении денег на их пенсионное обеспечение 75 лет. Согласно статьи 23 п.2 Трудового Кодекса РК от 23 ноября 2015 года №414 –V ЗРК работодатель обязан обеспечить сохранность документов подтверждающий трудовую деятельность работников и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

В связи свышеизложенным призываю всех руководителей организаций и учреждений Зерендинского района, акимов сельских округов взять под строгий контроль работу делопроизводителей и специалистов ответственных за делопроизводство, ответственно отнестись к документам. Организациям с сверхустановленным сроком хранения нужно составить опись, обработать документы, привести ведомственные документы в соответствие. При возникших вопросах обратится за методической помощью в государственный архив, только после проверки подать на утверждение в ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области.

Для обеспечения сохранности документов руководствоваться нормативными документами: «Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» утвержденный приказом Министра культуры и спорта РК» №144 от 22 декабря 2014 года , «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения» утвержденный приказом Министра культуры и спорта РК №22 от 26.01.2015 года и «Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» утвержденный Приказом Министра культуры и спорта РК от 22 декабря 2014 года № 146.

Бахытжан Айдосова,
Директор
государственного архива