Бекiтемiн
Зерендi ауданының мемлекеттiк
мұрағатының директоры
_________ Б. Айдосова
Зерендi ауданы мемлекеттiк мұрағатының
2016 жылға арналған жұмыс
ЖОСПАРЫ
Зерендi ауданының мемлекеттiк мұрағатының 2016 жылғы жұмысы Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және архивтар туралы" заңын, ,,Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын», «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттiк және арнаулы мемлекеттiк мұрағаттардың толықтыру, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын», «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын», «Мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтер туралы» Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуiрдегi № 88-V Заңын, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» Қазақстан Республикасының Заңын (2013.03.07. берiлген өзгерiстер мен толықтырулармен) жүзеге асыруға бағытталады.
Мемлекеттiк мұрағат жұмысы төмендегi бағыттар бойынша жүргiзiледi:
1. Қазақстан Республикасы ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мұрағаттық құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту бойынша iстердi қалпына келтiру, жөндеу, дәрiлеу, қоймаларды шаң-тозаңнан тазарту, өшiп қалған мәтiндердi қалпына келтiру, пайдалану қорын құру мақсатында мұрағаттық құжаттарды көрсету, iстердi тiгу, қораптау сияқты бiршама шаралар өткiзiледi.
Сақтаулы құжаттардың 270 сақтау бiрлiгiнiң 420 парағын қалпына келтiрiп, физикалық жағдайын жақсарту жоспарланып отыр. Қор тiзiмi қоса тiркелген (№ 1 қосымша). Төменде көрсетiлген мекемелер мен ұйымдар құжаттарының 948 сақтау бiрлiгiн қораптау көзделген: Мамандандырылған Зерендi балалар мен жасөспiрiмдер спорт мектебi, Алексеевка , Ортақ, Сарыөзек селолық округi әкiмiнiң аппараттары мен Қанай би атындағы селолық округi әкiмiнiң аппараты, Зерендi ауданының құрылыс және сәулет, қала құрылысы бөлiмi, Жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi.
«Зерендi ауданының қоғамдық тамақтану» атты № 59 қорының өшiп қалған мәтiндерiнiң 10 парағын қалпына келтiру жоспарланды.
Басқарушылық, жеке құрам бойынша құжаттардың 100 iстерiнiң қолда бары мен жағдайын тексеру жұмысын жүргiзу болжанып отыр. Қор тiзiмi қоса тiркелген (№2 қосымша).
ҚР мәдениет және спорт Министрiнiң 2014 жылдың 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығының 2 тармағымен бекiтiлген «Ұлттық мұрағат қорының, мемлекеттiк және арнайы мемлекеттiк мұрағаттардың басқа да мұрағаттық құжаттарын пайдалану, есепке алу, сақтау және толықтыру ережесiнiң» 264 тармағының негiзiнде мұрағаттық құжаттардың iстен шығу есебi мемлекеттiк сақтауға жатпайтын құжаттарды жою актiсi арқылы жүргiзiледi. Тамыз айында мұрағаттағы уақытша сақталған құжаттардың құндылық сараптамасын жүргiзiп, бүгiнгi күнi тарихи және тәжiрибелiк мәнiн жойған, мерзiмi өткен құжаттарды актiлеу жұмысын жүргiзу жоспарға қойылды.
1. № 1 қор-Көкшетау ауданының әкiмшiлiгi 1992-1997-18 сақ.бiрл.
2. № 14 қор-Айдабол поселкелiк Кеңесi 1982-1989-51 сақ.бiрл.
3. № 18 қор-Қызыл егiс ауылдық Кеңесi 1986-1992- сақ. бiрл.
4. № 22 қор-Исаковка ауылдық Кеңесi 1990-1992-9 сақ.бiрл.
5. № 103 қор-«Ақан» өндiрiстiк коопертивi-1 сақ.бiрл.
6. № 107 қор-«Күсеп» өндiрiстiк кооперативi 1991-1993, 1998-8 сақ.бiрл.
7. № 133/27 қор-«Линеевка» өндiрiстiк кооперативi 1996-1998-16 сақ.бiрл.
8. № 134/67 қор-С.Сейфуллин атындағы совхоз 1989-1995-20 сақ.бiрл.
9. № 75 қор-Алексеевка СЖК 1991-1995-5 сақ.бiрл.
10. № 76 қор-Симферополь СЖК 1990-1994-4 сақ.бiрл.
11. № 79 қор-Көкшетау дайындау кеңсесi 1991-1994-4 сақ.бiрл.
12. № 81 қор-Аудандық азық комбинаты 1991-1995-8 сақ.бiрл.
13. № 83 қор-Қоғамдық тамақтандыру 1991-1994-4 сақ.бiрл.
14. № 93 қор-С.Сейфуллин атындағы СЖК 1992-1996-7 сақ.бiрл.
15. №97 қор-Бұлақ СЖК 1986, 1988-1993-9 сақ.бiрл.
16. № 135 қор-«Бұлақ» өндiрiстiк кооперативi 1992-1997-7 сақ.бiрл.
Барлығы-226 сақтау бiрлiгi.
Жыл бойы мекемелер мен ұйымдардан, кәсiпорындардан мемлекеттiк сақтауға құжаттарды қабылдау жұмысы жүргiзiледi. Мұрағат қоймаларында қажеттi температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық тәртiптi сақтау жоспарлануда. Тоқсан сайын тазалық күнiн өткiзiп, құрылғы көрсеткiштерiн қатаң қадағалау жұмысын жүргiзу.
Өрт қауiпсiздiгi ережесiн сақтау мақсатында белгiлi бiр мерзiм iшiнде өткiзуге қажеттi төмендегiдей шараларды өткiзу жоспарланып отыр: әрi қарай пайдалану үшiн өртсөндiргiш салмағын өлшеу, қайта зарядтау.
Мемлекеттiк мұрағат жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарымен мұрағат қоймалары алаңын кеңейту мәселесi бойынша өзара қарым-қатынасын жалғастырады. Бюджеттiк бағдарламалар әкiмшiлiгi мұрағатқа қаражат бөлген жағдайда мұрағат қоймаларына стеллаждар сатып алу жоспарлануда.
2. Қазақстан Республикасының ұлттық қорын қалыптастыру. Ұйымдар мен ведомстволық мұрағаттарды ұйымдастырушылық-әдiстемелiк басқару.
Бұл бағыт бойынша ҚР-ның Ұлттық мұрағаттық қор құжаттарын сапалы қалыптастыруды қамтамасыз ету және мемлекеттiк сақтауға құжаттарды сапалы iрiктеуге аса көңiл бөлiнедi.
2016 жылы мұрағат жұмысы мемлекеттiк есеп жүргiзу аясында ҚР ҰМҚ құжаттарын мемлекеттiк есеп жүргiзу бойынша нұсқаулық негiзiнде жүргiзiледi. Осыған байланысты қағаз жүзiндегi құжаттардың сақтауға келiп түсуiн есепке алу кiтабын, қор тiзiмiн, тiзiмдемелер тiзiмдемесiн есепке алу кiтаптарын жүргiзу жұмысы жүргiзiледi.
Аудандық мұрағаттың қорлар құрамы мен көлемiнiң өзгерiсi, мұрағаттық қор паспорты туралы мәлiметтердi құру жұмыстары жалғастырылады.
Мемлекеттiк сақтауға 420 сақтау бiрлiгi көлемiнде басқарушылық құжаттарды, азаматтардан-128 сақтау бiрлiгi көлемiнде құжаттарды қабылдау жоспарлануда. Бұл Мамандандырылған Зерендi балалар мен жасөспiрiмдер спорт мектебi, Алексеевка , Ортақ, Сарыөзек селолық округi әкiмiнiң аппараттары мен Қанай би атындағы селолық округi әкiмiнiң аппараты, Зерендi ауданының құрылыс және сәулет, қала құрылысы бөлiмi, Жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмiнiң құжаттары.
Жеке тектi құжат иемденушiлерiмен құжаттарды мемлекеттiк сақтауға тапсыру жөнiнде келiссөздер жүргiзу жұмысын одан әрi жалғастыру. Келiссөздер жүргiзген соң 4 жеке тектi құжат иемденушiлерiнен құжаттарды мемлекеттiк сақтауға қабылдау жоспарлануда. Ұлы Отан соғысы ардагерлерi-Григорий Илларионович Степченконың, Николай Григорьевич Плюснин мен Лидия Дмитриевна Плюснинаның жеке тектi құжаттарынан 68 сақ.бiрл. көлемiнде және Зерендi ауданының құрметтi азаматтары-педагогикалық еңбек ардагерi, ҚР ағартушылық үздiгi-Ш.Б.Баймурзинның, Қазақстан журналистер Одағының мүшесi, журналист-Б.А.Азнабаевтың 60 сақ.бiрл. көлемiнде құжаттарын қабылдап, жеке тектi қор ашу. Келiп түскен құжаттарды есепке ала отырып, мұрағат қоймаларындағы топографиялық көрсеткiштердi жаңартып отыру.
Ведомстволық сақтаудағы 420 сақ. бiрл. көлемiндегi басқарушылық құжаттардың, 128 сақ.бiрл. көлемiнде жеке тектi қор құжаттарының құндылық сараптамасы жүргiзiледi.
Сондай-ақ мұрағаттың толықтыру көздерi болып табылатын ұйымдар тiзiмiн құру және анықтау жұмыстары жүргiзiледi. № 95 қор-«Зерендi ауданы әкiмiнiң аппараты» құжаттарынан 20 сақтау бiрлiгiнен 40 карточка дайындап каталогтау жұмысын жалғастыру жоспарланып отыр. Жасалған барлық карточкалар жүйеленiп индекстеледi және сәйкес каталогқа енедi.
Ұйымдардың қадағалау iстерiн, мекемелермен жұмыс iстеудi есепке алу, жеке қор иелерiнiң есебiн, келiп түскен қорларды есепке алу журналдарын жүргiзу жұмыстары жалғастырылады. Мұрағат жеке құрам бойынша құжаттардың орналасқан жерi туралы анықтама құрастыру жұмысын жүргiзедi.
ҚР-ның «Ұлттық мұрағаттық қорлар мен мұрағаттар» Заңының 18 бабына және ҚР-ның «Жеке кәсiпкерлiк туралы» Заңының 38 бабына сәйкес төменде көрсетiлген 4 ведомстволардың iстер номенклатурасын, 4 iс жүргiзу ережесiн, 4 ведомстволық мұрағат ережесi мен сараптау комиссиясы ережесiн жетiлдiруде әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсету:
1.Зерендi ауданы әкiмiнiң аппараты
2.Ауылдық округ әкiмдерiнiң аппараты
3.Сәулет және қала құрылысы, құрылыс бөлiмi
4.Зерендi аудананың жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi
II және IV тоқсандарда мекемелер мен ұйымдардың iс жүргiзушiлерiмен, II, III
тоқсандарда ХҚКО қызметкерлерiмен мемлекеттiк қызмет бойынша 2 семинар өткiзiледi.
1.«Ведомстволық мұрағаттағы құжаттарды қалыптастыру және рәсiмдеу, сақтау тәртiбi» (II тоқсан);
2.«Заңдылыққа сәйкес ұйым мұрағаттарының қызметi» (IV тоқсан);
3.«ХҚКО, ЭҮП арқылы көрсетiлетiн қызметтер үлесiн көбейту» (II тоқсан);
4.«Сапалы және уақтылы қызмет көрсету, азаматтар сұранысын қанағаттандыру деңгейiн көтеру» (III тоқсан).
2016 жылы мұрағаттың толықтыру көздерiн төлқұжаттандыру, басқарушылармен құжаттандыру жұмысын жүргiзу бойынша хаттар келiсiлiп пошта немесе электрондық пошта арқылы жiберу, мұрағатшылардың анықтаулар жүргiзу мақсатындағы ұйымдарға шығуы, толықтыру көздерi болып табылатын ұйымдар мен мекемелер, кәсiпорындар мұрағатының төлқұжатын құрасытыру жұмыстарын жүргiзу жоспарланып отыр.
Жеке құрам бойынша және үнемi сақталатын құжаттар мен тәжiрибелiк мәнiн жойған құжаттарды жою актiлерiн жеке өздерi өңдейтiн ұйымдарға әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсету жұмыстары жалғастырылады. Iстер номенклатурасын жетiлдiруде әрдайым әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсетiледi.
3. Ақпараттық-iзденiс жүйесiн қалыптастыру, құжаттарды пайдалану және ғылыми ақпарат
2016 жылы мұрағат қызметi қоғам қажеттiлiгiн барынша қанағаттандыруға, мұрағат құжаттарын азаматтардың заңды қызығушылықтары мен құқықтарын жүзеге асыру мақсатында пайдалануға, Қазақстан халқының тарихи -мәдени мұрасы болып табылатын мұрағат құжаттарын дәрiптеуге бағытталады.
Қазақстан Республикасы мен Зерендi ауданының тарихындағы айтулы күндерiне орай төмендегiдей тақыраптарда 2 көрме ұйымдастырылады:
1.Ұлы Отан соғысы Жеңiсiнiң 71-жылдығына арналған «Есте сақтап, мақтан тұтамыз» атты жеке тектi қорлар көрмесi. (мамыр айы)
2.Мұрағаттың 25-жылдық мерейтойына арналған «Тарихи қазынасы мол мұрағат» атты көрме. (шiлде айы)
I тоқсанда 15 ақпан күнi №1 Зерендi орта мектебiнде жеке тектi құжат иесi Кеңестiк партия қызметкерi, қоғам қайраткерi әрi мұрағат негiзiн қалаушы Е.З. Айтхожиннiң 85 жылдығына арналған сабақ өткiзу. Сабақтан кейiн мемлекеттiк мұрағат мекемесi мен мұрағаттық көрмелерге саяхат ұйымдастыру.
Мұрағатшылар алдында мұрағат қызметiнiң 25-жылдық мерейтойына байланысты бiрiншi жартыжылдықта «Зерендi ауданының мемлекеттiк мұрағаты» атты буклет басып шығару, «Мұрағат ел игiлiгi» атты салтанатты шара өткiзу сияқты қыруар жұмыстар атқару мiндетi тұр.
Iстер тiзiмдемелерiн автоматтандырылған деректер базасына енгiзу және мұрағаттық қорлардың электрондық каталогын жасау жұмысы аяқталады. Жеке және заңды тұлғаларға ұсынылатын мұрағаттық анықтамалар «Е-акимат» ақпараттық жүйесiнде тiркелiп электрондық түрде қызмет көрсету және азаматтар сұранымдарын АРМ ЕУОЛ автоматтандырылған жүйесiне тiркеу жұмыстары жалғастырылады.
Бұқаралық ақпарат құралдарында 7 мақала жариялау және 2017 жылға арналған ерекше мәндi және естен кетпес оқиғалар күнтiзбесiн шығару жоспарланып отыр. 2017 жылға арналған ерекше мәндi және естен кетпес оқиғалар күнтiзбесi мәдени-ағартушылық мекемелер мен мектептер, оқу орындары қызметiн ақпараттық қамсыздандыру мақсатында дайындалады. Күнтiзбенi құрастыруда, естен кетпес оқиғалар мен мәлiметтердi iрiктеуде «Естен кетпес оқиғалар мен мерейтойларды мерекелеу туралы» Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 1999 жылдың 28 қыркүйегiндегi № 1465 өкiмiн басшылыққа алу (қыркүйек айы). Мұрағаттың web-сайты бөлiмдерiн ай сайын жаңартып отыру.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлардың бiлiктiлiк деңгейiн арттыру. Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
2016 жылы мұрағат қызметкерлерiнiң кәсiптiк деңгейiн арттыруға күш салынады. Осы мақсатта Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасының жоспарына сәйкес мамыр, шiлде, тамыз айларында директорлар мен есепшiлердiң, мұрағатшылардың бiлiктiлiк деңгейiн арттыру үшiн облыстық семинарларға қатысу жоспарланып отыр. 2016 жылы мұрағат қызметкерлерiнiң жоспарланған аттестациялаудан өту жұмыстары жалғастырылады. Мұрағат қызметкерлерi мен мұрағат iсiнiң ардагерлерiн әлеуметтiк қорғау мәселесiне мүмкiндiгiнше көңiл бөлiнедi.
