Утверждаю
Директор Государственного архива
Зерендинского района
_________Б. Айдосова
План
работы государственного архива
Зерендинского района
на 2016 год
Работа государственного архива Зерендинского района в 2016 году будет направлена на реализацию Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», «Правил комплектования, хранения, учета использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами», «Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами», Закона Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года №88-V ЗРК, Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц (с изменениями и дополнениями по состоянию на 03.07.2013 г.).
Работа государственного архива будет вестись по следующим направлениям:
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях обеспечения сохранности документов будут проводиться комплекс мер по улучшению физического состояния архивных документов: реставрацию, ремонт дел, дезинсекцию, обеспыливание, восстановление угасающего и слабоконтрастного текста, воспроизведение архивных документов с целью создания фонда пользования, подшивку, картонирование и упаковку.
Планируется отреставрировать, улучшить физическое состояние 270 единицы хранения, 420 листов, список фондов прилагается. (приложение №1) Картонированием намечено охватить — 948 единиц хранения. Это документы Специализированной Зерендинской ДЮСШ, аппарата акимов Алексеевского, Ортакского, Сарыозекского и сельского округа имени Канай би. Отдела строительства и Отдела архитектуры, градостроительства и строительства и Отдела занятости и социальных программ.
Намечено восстановить затухающий текст на 10 листах по фонду №59 «Зерендинский общепит».
Предполагается провести проверку наличия и состояния 100 дел управленческих документов и по личному составу. Список фондов прилагается. (приложение №2).
На основании «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» утвержденный приказом Министра культуры и спорта РК от 22 декабря 2014 года № 145, параграфа 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов, п. 264 1) Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В августе месяце намечено провести экспертизу ценности документов временного срока хранения, хранящихся в архиве, и актирование дел с истекшим сроком хранения, утративших на сегодняшний день практическую и историческую значимость.
1. Фонд № 1 — Кокчетавская районная администрация 1992-1997- 18 ед.хр.
2. Фонд № 14-Айдабульский поссовет 1982-1989- 51 ед.хр.
3. Фонд № 18 –Кзылегисский сельский Совет 1986-1992- ед.хр.
4. Фонд № 22- Исаковский сельский Совет 1990-1992- 9 ед.хр.
5. Фонд № 103- ПК Акан-1 ед.хр.
6. Фонд 107- ПК Кусепский 1991-1993,1998-8 ед.хр.
7. Фонд 133/27- ПК Линеевка 1996-1998- 16 ед.хр.
8. Фонд 133/27- совхоз С.Сейфуллина- 1989-1995-20 ед.хр.
9. Фонд № 75- Алексеевский СРК 1991-1995- 5 ед.хр.
10.Фонд № 76-Симферопольский СРК 1990-1994-4 ед.хр.
11.Фонд № 79- Кокчетавская заготконтора 1991-1994- 4 ед.хр.
12.Фонд № 81- Райпищекомбинат 1991-1995- 8 ед.хр.
13.Фонд № 83- Кокчетавский общепит 1991-1994- 4 ед.хр.
14.Фонд № 93- СРК им. С. Сейфуллина 1992-1996-7 ед.хр.
15.Фонд № 97- Булакский СРК 1986,1988-1993-9 ед.хр.
16.Фонд № 135- ПК Булак 1992-1997-7 ед.хр.
Всего — 226 единиц хранения.
В течении года будет осуществляться прием документов от учреждений, организаций, предприятий на государственное хранение. Планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим. Ежеквартально проводить санитарные дни, осуществлять постоянный контроль за показаниями приборов.
В целях соблюдения правил пожарной безопасности планируются мероприятия, которые необходимо провести в определенные сроки: взвешивание, перезарядка огнетушителей для дальнейшего их пользования.
Государственный архив продолжит взаимодействие с органами местного самоуправления по расширению площадей архивохранилищ. При выделении финансовых средств администратором бюджетных программ планируется приобретение стеллажей в архивохранилище.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Работа госархива в области государственного учета в 2016 году будет осуществляться в рамках инструкции по государственному учету документов НАФ РК. В связи с этим будет проводиться плановая работа по ведению книг учета поступлений документов на бумажной основе, списка фондов, реестра описей дел и т.д.
Будет продолжена работа по составлению сведений об изменениях в составе и объеме фондов, паспорта архивного фонда госархива района.
Предполагается принять- 420 дел управленческой документации постояннного хранения, 128 дел — от граждан. Это документы Аппарата акима Сарыозекского, Алексеевского, Ортакского сельских округов, Аппарата акима сельского округа имени Канай би, Отдела занятости и социальных программ, Специализированной Зерендинской Детско-юношеской спортивной школы, Отдела строительства и Отдела архитектуры, градостроительства и строительства.
Будет продолжена работа с держателями документов личного происхождения по установлению связей с владельцами документов, ведению переговоров о передаче документов личного происхождения на государственное хранение. После проведения переговоров планируется принять документы на государственное хранение от 4 держателей документов личного происхождения. Будут созданы фонды личного происхождения ветеранов Великой Отечественной войны Степченко Григория Илларионовича, Плюснина Николая Григорьевича и Плюсниной Лидии Дмитриевны в количестве — 68 единиц хранения. Почетных граждан Зерендинского района — Баймурзина Ш. Б., ветерана педагогического труда, отличника просвещения РК, Азнабаева Б.А. журналиста, члена Союза журналистов Казахстана, члена Акмолинской Ассамблеи народа Казахстана в количестве — 60 единиц хранения. В течении года обновлять топографические указатели в архивохранилищах с учетом поступивших документов.
Экспертизе ценности документов, находящихся на ведомственном хранении, будет подвергнуто 420 ед.хр. управленческой документации, 128 ед.хр. по фондам личного происхождения .
Также будет проводиться работа по уточнению и составлению списка организаций — источников комплектования государственного архива. Планируется продолжить работу по каталогизации документов фонда 95 «Аппарата акима Зерендинского района» в количетве 20 ед. хр. Будет составлено 40 карточек. Все карточки подлежат систематизации, индексации и вливанию в соответствующие каталоги.
Будет продолжена работа по ведению наблюдательных дел на архивы организаций, картотек учета работы с организациями, учета владельцев личных фондов, журнала поступления фондов. Госархив продолжит работу по составлению справочника о местонахождении документов по личному составу.
В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», статьей 38 Закона РК «О частном предпринимательстве» предпологается оказание методической и практической помощи в усовершенствовании 4 номенклатур дел, 4-ех Правил по ведению делопроизводства и 4 положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии следующих ведомствах:
1.Аппарата акима Зерендинского района
2.Аппаратов акимов сельских округов
3.Отдела архитектуры, градостроительства и строительства
4.Отдела занятости и социальных программ
Будет проведено 4 семинара с делопроизводителями организаций и учреждении в II, IV квартале и во II, III квартале 2 семинара по госуслугам с участием работников ЦОН-а.
1. «Порядок хранения формирования и оформления дел в ведомственных архивах». (II квартал)
2. "Деятельность архивов организаций в соответствии с действующим законодательством". (IV квартал)
3. Увеличения доли оказания услуг через ЦОН и ПЭП. (II квартал)
4. «Своевременное и качественное оказание услуг, повышение уровня удовлетворенности граждан». (III квартал).
В 2016 году планируется проведение паспортизации источников комплектования, будут согласованы письма на имя руководителей по проведению паспортизации, рассылка писем по почте и на электронный адрес, выход в организации для уточнения данных, составление сводного паспорта архивов учреждений, организаций, предприятий-источников комплектований.
Будет продолжена работа по оказанию методической и практической помощи организациям, которые самостоятельно обрабатывают документы постоянного хранения и по личному составу, составление НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение. Постоянно будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатур дел.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
В 2016 году деяельность государственного архива будет направлена на удовлетворение потребности общества, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, и популяризацию архивных документов — неотъемлимой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
Будут подготовлены 2 выставки к знаменательным датам в истории Республики Казахстан и Зерендинского района на следующие темы:
1."Есте сақтап, мақтан тұтамыз" выставка фондов личного происхождения, посвященная 71 –годовщине Победы в Великой Отечественной войне. (май)
2.«Тарихи қазынасы мол мұрағат» выставка посвященная 25-летию государственного архива. ( июль)
Организовать 1 экскурсию по архиву и архивным выставкам, провести в I квартале 18 февраля 1 урок на основании документов архива в ЗСШ №1 к 85 летию советского, партийного работника и общественного деятеля, основателя архивного дела района Айтхожина Е. З. После урока провести экскурсию в Государственный архив Зерендинского района.
Большая работа предстоит архивистам в связи с юбилейной датой архивной службы Зерендинского района. В первом полугодии планируется издать буклет «Государственный архив Зерединского района» к 25-летию учреждения. Провести юбилейное мероприятие к 25 летию Государственного архива «Мұрағат ел игiлiгi» .
Будет завершена работа по внесению в автоматизированную базу данных описей дел и электронный каталог фондов госархива. В целях предоставления физическим и юридическим лицам электронных государственных услуг по выдаче архивных справок, входящих в компетенцию госархива через информационную систему «Региональный шлюз, как подсистема электронного правительства» (ИС «Е-акимат») будет продолжена регистрация и предоставление электронных государственных услуг в данной системе, регистрация обращений граждан в автоматизированной системе АРМ ЕУОЛ.
Планируется опубликовать 7 статьи в средствах массовой информации, выпуск календаря знаменательных и памятных дат на 2017 год. Календарь знаменательных дат на 2017 год подготовить в целях информационного обеспечения деятельности культурно-просветительских учреждений, учебных заведений, школ. При составлении календаря, отборе сведений и памятных дат руководствоваться постановлением Правительства Республики Казахстан «О праздновании юбилеев и памятных дат» от 28 сентября 1999 года №1465. (сентябрь) Ежемесячно обновлять разделы wеb-сайта Государственного архива Зерендинского района.
4.Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
В 2016 году будут активизированы усилия по повышению профессионального уровня сотрудников архива. В этих целях планируется участие в областных семинарных занятиях по повышению квалификации для директоров, бухгалтеров и архивистов, которые будут проводиться в соответствии с планом Управления архивов и документации Акмолинской области в мае, июле и августе месяце.
В 2016 году продолжится плановая аттестация сотрудников госархива. Список прилагается. Исходя из реальных возможностей, будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архива и ветеранов архивного дела.
