Зерендi ауданының
Мемлекеттiк мұрағат
директоры Б. Айдосованың
сөзi
(Слайд №1) Қай мемлекет болмасын, өзiнiң мұрағат iсiн маңызды салалардың бiрi санайды. Елбасымыз Н.Ә.Назарбаев та елдегi мұрағат қорының сақталуы мен ұлғайтылуына ұдайы назар аударып, оның тұрақты дамуына қолдау көрсетiп келедi. Ауданымызда мемлекеттiк мұрағат 1991 жылы құрылған болатын. Содан берi мұрағат айтарлықтай жетiлу жолдарынан өттi.
(Слайд №2) Мұрағат — адам өмiрiне байланысты бар құжаттарды толық сақтауға кепiлдiк бере алатын бiрден бiр мекеме. Бiздiң мiндетiмiз құжаттарды жойылып кетуден сақтау ғана емес, сонымен қатар мемлекет, азамат және қоғам игiлiгiне пайдалану мен сақтаудың ғылыми негiзделген жүйесiн ұйымдастыру болып табылады.
Мұрағат қоры құжаттарын жүйелеу және оның ведомстволық сатыда сапалы сақталуын қамтамасыз ету — бүгiнгi күннiң талабы. Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам құжаттарын жүйелi жасақтау, олардың ведомстволық сатыда талапқа сай қалыптастыру, заңсыз жойылуына жол бермеу бүгiнгi күннiң басты мемлекеттiк жұмыстарының бiрi .
Мұрағат iсiн талапқа сай жолға қою — бұл өткенiмiз үшiн ғана емес, бүгiнгi күн мен ертеңгi өрлеу, ұрпақтарды патриоттық тұрғыда тәрбиелеу үшiн де маңызды iс және ол тек мұрағат саласының ғана емес, сондай-ақ барлық мекеме, ұйымдардың да мiндетi болуға тиiс. Сондықтан да, ұлттық мұрағат қорын толықтыруда, әр мекемедегi құжаттардың ведомстволық сақтау сатысынан өтiп, ауданымыздағы мемлекеттiк мұрағатқа есепке алынуы (ҚР Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңының 11 бабы) үлкен жауапкершiлiк пен жүйелiлiктi талап етедi.
(Слайд №3,4) Зерендi ауданының мемлекеттiк мұрағаты Ақмола облысының ең iрi мұрағаттарының бiрi болып табылады. Барлық көрсеткiштер бойынша бiздiң мұрағат облыс бойынша төртiншi орында тұр. Ауданның мұрағат қызметi өз тарихын 1991 жылдың 8 шiлдесiнен жүргiзедi. Мемлекеттiк мұрағат Зерендi және бұрынғы Кокчетав аудандарының құжаттарын сақтайды. (Слайд №5,6,7) Сақталып жатқан құжаттардың хронологиялық шеңберi 1917 жылдан 2010 жылға дейiн. Бұл билiктiң өкiлдiк және атқару органдардың, меншiктiң барлық нысандарының мекемелерi, ұйымдары мен кәсiпорындар құжаттары, аудан аумағында әрекет ететiндер сияқты, сондай-ақ өз қызметiн тоқтатқандардың. (Слайд №8) Ұлттық мұрағат қорының толымдау көздерi мен әлеуеттi көздерi — ұйымдарының есепке алуын жүргiзедi.
Мұрағаттар заманауи ақпарат әлемiнде маңызды рөл атқарады, ал мұрағатшылардың кәсiби парызы — сақтау, арттыру және елдiң тарихы мен қоғамның заманауи өмiрiн сипаттайтын, өткен мен қазiргiнiң құжаттарын, тарихи маңызды көздердi болашақ ұрпақтарға тапсыру.
(Слайд №9 ) Қазақстан Республикасының Президентi Нұрсұлтан Әбiшұлы Назарбаев бейнелеп атап өттi: «Мұрағат — қағаз қоймасы емес, ал тарихи естелiктiң қайнар бұлағы».
( Слайд №10) Толымдау көздерi толықтырылды, жаңа қор құрушы — ұйымдар пайда болды. (Слайд №11,12,13) Жыл сайын мемлекеттiк сақтауға қабылданған, құжаттар саны өсуде, мұрағат жұмысының барлық мәнiсiне талаптар артуда. Мұрағаттың сақтау бiрлiктерiмен сыйымдылығы 99,7% құрайды. (Слайд №14,15) Егер 2013 жылы қорлардың жалпы көлемi 249 санаса, 01.01.2016 жылы 258 қор бар жалпы саны 69771 сақтау бiрлiгi, соның iшiнде 45052 тұрақты сақтаудағы бiрлiгi, 24577 жеке құрам бойынша бiрлiгi, 45 фотоқұжат, 3 жеке тектiк қоры.
«Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес мемлекет меншiгiндегi құжаттар, оларды мемлекеттiк сақтауға тапсыру кезiне дейiн, ведомстволық мұрағаттарда сақтаудың белгiлi кезеңiн өтедi. Бұл мерзiмдер 2014 жылдың 22 желтоқсандағы № 145 Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң қаулысымен бекiтiлген, «Ведомстволық және жеке мұрағаттармен Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа мұрағат құжаттарын қабылдау, сақтау, есепке алу және пайдалану ережелерiнде» ескертiлген. Ұйым (кәсiпорын, мекеме) олардың қызметiнде құрылатын, құжаттардың есепке алуын, сақталуын, iрiктеуiн, ғылыми-техникалық өңдеуiн қамтамасыз етедi, мемлекеттiк мұрағатқа сақтауға тапсыру үшiн құжаттарды дайындайды.
(Слайд №16) «Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңының 9 тармағына сай Ұлттық мұрағат қорының (ҰМҚ) құжаттары меншiк нысандарына қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттiк есепке жатады, 13 бабының 1, 2 тармақтарына сай мемлекет меншiгiндегi Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзiмi (5 жыл) аяқталғаннан кейiн мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырылуға жатады. Құжаттарды өңдеу және тапсыру мұрағатқа құжаттарды тапсыратын, заңды тұлғалардың күшi мен қаражаты есебiнен жасалады. Мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерi ведомстволық мұрағаттар, сараптау комиссиялары жұмысы, құжаттау мен құжаттаманы басқару, ұйымдар мен мекемелер қызметiнiң барысында құрылған, құжаттардың құндылық сараптамасын өткiзу сұрақтары бойынша ауданның мекемелерi мен ұйымдарына әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсетедi.
Бүгiнгi күнi ауданның 57 мемлекеттiк ұйымдары мен мекемелерi мұрағат қорының толымдау көздерi болып табылады. Олардың ведомстволық мұрағаты бар:
16.«Чаглинка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ
17.«С. Сейфуллин атындағы селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ
18. Әдiлет басқармасы
19. Зерендi аудандық соты
20. Зерендi аудандық прокуратурасы
21. Зерендi аудандық зейнетақы және жәрдемақы төлеу бойынша мемлекеттiк орталығының бөлiмшесi
22.Зерендi аудандық аумақтық инспекцисы
23. Зерендi аумақтық ветеринарлық қадағалау инспекциясы
24. Чаглинка агробизнес колледжi
25. Зерендi аудандық қазынашылық басқармасы
26. Зерендi ауданы бойынша салық басқармасы
27. Зерендi Мемлекеттiк ұлттық табиғи парк бөлiмшесi
28. Зерендi ауданы бойынша мемлекеттiк санитарлық эпидемиологиялық қадағалау басқармасы
29.Зерендi аудандық аурухана
30.«Зерендi ауданының төтенше жағдайлар бойынша бөлiмi» ММ
Қалған ұйымдарда құжаттар шкафтарда, сөрелерде сақталады.
Талаптарға сай жеке құрам бойынша құжаттар, яғни қызметкердiң еңбек қызметiн растайтын құжаттар ұйымда 75 жыл сақталуы тиiс. Сондықтан құжаттардың уақытылы өңдеуiн өткiзу қажет, сақтау үшiн оңтайлы жағдай жасау. Құжаттардың жоғалуы, олардың сақталмауы әлеуметтiк қамтамасыз етуге азаматтар құқықтарының бұзуына әкелетiндiктен.
Барлық сұрауларға жауаптарды мемлекеттiк мұрағатта сақталатын, құжаттардың негiзiнде дайындаймыз. Олар бiздiң толымдау көздерiнен қабылданады. Бiлмегендiк немесе түсiнбестiк бойынша еңбек өтiлiн есепту үшiн жалғыз куәлiк болып табылатын, құжаттар жоғалуы мүмкiн. Оларға ұқсас кадрлық құжаттар қалай және қайда сақталуы тиiс, кiмге мәлiм? (Слайд №17) Жеке құрамы бойынша құжаттарға не жатады?
Бәрiнен бұрын құжаттардың қандай түрлерi мен әр түрлерi жеке құрамы бойынша құжаттарының жалпы санатына жататынын анықтау қажет. Әдетте оларды құжаттардың кiшi тобы деп ойлайды (жеке құрамы бойынша бұйрықтар, жеке iстер немесе жеке карточкалар (форма Т-2), жалақыны есептеу бойынша жеке шоттары немесе тiзiмдемелерi, жұмысшының жұмыс берушiмен жасасатын шарттар).
Алайда жоғарыда көрсетiлген құжаттар жеке құрамы бойынша құжаттарға толық негiзбен жата алатын, құжаттардың сол бар сансыз тобын мүлде қамтымайды.
Iс жүзiнде барлық олар, сақтау мерзiмi көрсетiлген, ұйымдар қызметiнде құрылатын, типтiк басқару құжаттардың тiзбесiнде келтiрiлген.
Бұның барлығы жеке құрамы бойынша құжаттар сақталуына және азаматтардың әлеуметтiк құқықтарын қанағаттандыруына жауапты тұлғалар мен ұйымдар басшыларына маңызды құқықтық мiндеттер мен жауапкершiлiктi салатыны, әбден анық.
Демек, жеке құрамы бойынша құжаттарын сақтау және пайдалану жағдайларын қамтамасыз ететiн, құқықтық, ұйымдастырушылық және тәжiрибелiк шаралар кешенi әзiрленуi қажет. Бұл ведомстволық мұрағат, оның материалдық-техникалық базасы (бөлме және жабдықтау), штаттық саны, жұмысты ұйымдастыру және тәжiрибе сұрақтары.
(Слайд №18) Немқұрайдылық, ұқыпсыздық немесе мұрағат ақпаратын әдейi жою үшiн жауапкершiлiк «ҚР қылмыстық кодексiмен» ескерiледi. Ұйымдастырушылық-басқаратын мiндеттерiмен үлестiрiлген, кадр жұмысының қызметкерi, кадрлық құжаттаманың дұрыс жүргiзуiне ғана емес, сонымен бiрге оның сақтау дұрыстығына да жауапты. Ұйым басшысы ұйымның барлық құжаттарының сақталуына жауапты, соның iшiнде кадрлық жұмысқа жататындардың да, егер ұйымда осы құжаттарға жауапты тұлға болмаса. Сондықтан барлық басшыларды құжаттарға жауапкершiлiкпен қарауға шақырамын.
Зерендi ауданының мемлекеттiк мұрағаты Қазақстан Республикасының заңнамасын сақтай отырып, мемлекеттiк қызметтердi көрсетедi. Мемлекеттiк қызметтерге талаптар бойынша Елбасының тапсырмасына сәйкес барлық әлеуметтiк маңызды қызметтер «Электрондық үкiмет» порталы арқылы көрсетiлуi тиiс, соның iшiнде «Мұрағат анықтамаларын беру» мемлекеттiк қызметi. Осы қызмет мемлекеттiк мұрағатпен «Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы» 1998 жылдың 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы Заңының 15 бабының 5 тармағы, 2015 жылдың 17 сәуiрдегi № 138 Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң қаулысымен бекiтiлген стандарты мен Ақмола облысы әкiмдiгiнiң қаулысымен 2015 жылдың 22 мамырдағы бекiтiлген № А5/219 регламентi негiзiнде көрсетiледi. Мемлекеттiк қызметтiң аяқталу түрi мұрағат анықтамасын беру немесе қызмет көрсетуден бас тарту туралы дәлелдi жауап болып табылады.
(Слайд №19) Есептiк кезеңiнде ағымдағы жылдың 25 желтоқсаны жағдайы бойынша жеке және заңды тұлғалардан 1448 сұрау түстi: ХҚКО арқылы 800 (55,2%), ЭҮП-153 (10,6%), ММ-не пошта арқылы -495 (34,1%).
Барлығы олар уақытымен орындалған, жауаптар үндеу тiлiнде берiлген. Мемлекеттiк қызметтердi көрсету мерзiмдерi сақталады, мемлекеттiк қызметтердi беруде дәлелдi бас тарту осы кезеңде жоқ. Әлеуметтiк сипаттағы сұраулар «Е — акимат» деректер базасына, тақырыптық және генеологиялық сипаттағы АИС ЕУОЛ.(Армеуол) деректер базасына енгiзiлдi.
Шетел азаматтары, азаматтығы жоқ тұлғалар мен шетел заңды тұлғалар мемлекеттiк қызметтердi Қазақстан Республикасының азаматтары мен заңды тұлғаларымен бiрдей алады, егер басқасы елiмiздiң заңдарымен қарастырылмаған. Сұраулардың бас бөлiгi өтiлдi растау және 25-30 жылғы жалақыны iрiктеуден тұратынына қарамастан барлық сұраулар заңнамамен белгiленген мерзiмдерде орындалады.
«Мұрағат анықтамаларын беру» мемлекеттiк қызметтi көрсету жағдайында кейбiр жауаптар терiс деп берiледi, ведомстволық сақтау сатысында құжаттарды жоғалту фактiлерi бар болғандықтан. (Слайд №20) Жоғарыда айтылғанға байланысты, сонымен бiрге аудан ұйымдарында құжаттау мен құжаттарды сақтау жағдайына бақылауды күшейту үшiн аудан әкiмi Асқар Мұратұлы бекiткен, 2016 жылға мемлекеттiк сақтауға құжаттарды тапсыру графигi құрыстырылған. График 2016 жылдың 01 қаңтары жағдайына Зерендi ауданының мекемелерi және ұйымдары бойынша Ұлттық мұрағат қорының құжаттары туралы мәлiметтер бойынша құрастырылған. (Слайд 21,22, 23,24,25,26)
Осы графикке келесi ұйымдар кiрдi:
8.Балалар-жасөспiрiм спорт мектебi
9.«Алексеевка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ
10.«Зерендi ауданының «сәулет, қала құрылысы және құрылыс бөлiмi» ММ
11.«Қанай-би атындағы селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ
12.«Ортақ селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ
13.«Сарыөзек селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ
14.Жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi.
Мұрағаттар ауданымыздың ведомстволық мұрағаттары құжаттарын сақтауда маңызды рөл атқарады, ал әр бiр басшының кәсiби парызы — мекемелер құжаттарын сақтау және мемлекеттiк сақтауға тапсыру, ҚР Ұлттық мұрағат қорын толықтыру.
Назарларыңыз үшiн алғыс айтамын!
Слайд
Өңірдегі құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мәселесі (PPTX 2596 Kb)
