Выступление директора
Государственного архива
Зерендинского района
Б. Айдосовой
(Слайд №1) Қай мемлекет болмасын, өзiнiң мұрағат iсiн маңызды салалардың бiрi санайды. Елбасымыз Н.Ә.Назарбаев та елдегi мұрағат қорының сақталуы мен ұлғайтылуына ұдайы назар аударып, оның тұрақты дамуына қолдау көрсетiп келедi. Ауданымызда мемлекеттiк мұрағат 1991 жылы құрылған болатын. Содан берi мұрағат айтарлықтай жетiлу жолдарынан өттi.
(Слайд №2) Мұрағат — адам өмiрiне байланысты бар құжаттарды толық сақтауға кепiлдiк бере алатын бiрден бiр мекеме. Бiздiң мiндетiмiз құжаттарды жойылып кетуден сақтау ғана емес, сонымен қатар мемлекет, азамат және қоғам игiлiгiне пайдалану мен сақтаудың ғылыми негiзделген жүйесiн ұйымдастыру болып табылады.
Мұрағат қоры құжаттарын жүйелеу және оның ведомстволық сатыда сапалы сақталуын қамтамасыз ету — бүгiнгi күннiң талабы. Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам құжаттарын жүйелi жасақтау, олардың ведомстволық сатыда талапқа сай қалыптастыру, заңсыз жойылуына жол бермеу бүгiнгi күннiң басты мемлекеттiк жұмыстарының бiрi .
Мұрағат iсiн талапқа сай жолға қою — бұл өткенiмiз үшiн ғана емес, бүгiнгi күн мен ертеңгi өрлеу, ұрпақтарды патриоттық тұрғыда тәрбиелеу үшiн де маңызды iс және ол тек мұрағат саласының ғана емес, сондай-ақ барлық мекеме, ұйымдардың да мiндетi болуға тиiс. Сондықтан да, ұлттық мұрағат қорын толықтыруда, әр мекемедегi құжаттардың ведомстволық сақтау сатысынан өтiп, ауданымыздағы мемлекеттiк мұрағатқа есепке алынуы (ҚР Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңының 11 бабы) үлкен жауапкершiлiк пен жүйелiлiктi талап етедi.
(Слайд №3,4) Государственный архив Зерендинского района является одним из самых крупных архивов Акмолинской области. По всем показателям наш архив стоит на четвертом месте по области. Историю свою архивная служба района ведет с 8 июля 1991 года. Госархив хранит документы Зерендинского и бывшего Кокчетавского районов. (Слайд №5,6,7) Хронологические рамки хранящихся документов с 1917 по 2010 годы. Это документы представительных и исполнительных органов власти, учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности как действующих на территории района, так и прекративших свою деятельность. (Слайд №8) Ведет учет организаций-источников и потенциальных источников комплектования Национального архивного фонда.
Архивы играют важную роль в современном информационном мире, а профессиональный долг архивистов — сохранить, приумножить и передать будущим поколениям исторически значимые источники, документы прошлого и настоящего, отражающие историю страны и современную жизнь общества.
(Слайд №9 )Как образно отметил Президент Республики Казахстан Нурсултан Абишевич Назарбаев: «Архив — не склад для бумаг, а живительный родник исторической памяти».
( Слайд №10) Пополнились источники комплектования, появились новые организации — фондообразователи. (Слайд №11,12,13) С каждым годом увеличивается количество документов, принятых на госхранение, возрастают требования ко всем аспектам архивной работы. Загруженность архива единицами хранения составляет 99,7%. (Слайд №14,15) Если в 2013 году общий объем фондов насчитывал 249 , то на 01.01.2016 года имеется 258 фондов с общей численностью 69771 единиц хранения, в том числе 45052 единиц постоянного хранения, 24577 единиц по личному составу, 45 фотодокументов, 3 фонда личного происхождения.
В соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» документы, находящиеся в государственной собственности, до момента передачи их на государственное хранение, проходят определенную стадию хранения в ведомственных архивах. Сроки эти оговорены в «Правилах приёма, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами», утвержденный постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145. Организация (предприятие, учреждение) обеспечивает учет, сохранность, отбор, научно-техническую обработку документов, образующихся в их деятельности, подготавливает документы для сдачи на хранение в госархив.
(Слайд №16) Согласно статье 9 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» документы Национального архивного фонда (НАФ) независимо от форм собственности, подлежат централизованному государственному учету, согласно пунктов 1, 2 статьи 13 документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения (5 лет) в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в госархив. Обработка и передача документов производятся за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в архивы. Работники госархива оказывают методическую и практическую помощь учреждениям и организациям района по вопросам работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, управления документацией и документирования, проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций и учреждений.
На сегодняшний день 57 государственных организаций и учреждений района являются источниками комплектования архивного фонда. Из них ведомственный архив имеется:
1.ГУ «Аппарат акима Чаглинского сельского округа»
2.ГУ «Аппарат аким сельского округа им. С.Сейфуллина
3. Управление юстиции
4. Зерендинский районный суд
5. Зерендинская районная прокуратура
6. Зерендинское районное отделение государственного центра по выплате пенсий и пособий
7.Зерендинская районная территориальная инспекция
8. Зерендинская территориальная инспекция ветеринарного надзора
9. Чаглинский колледж Агробизнеса
10.Зерендинское районное управление казначейства
11. Налоговое управление по Зерендинскому району
12.Зерендинское отделение Государственный национальный природный парк
13. Управление государственного санитарного эпидемиологического надзора по Зерендинскому району
14.Зерендинская районная больница
15.ГУ «Отдел по чрезвычайным ситуациям Зерендинского района
в остальных организациях документы хранятся в шкафах, на полках.
Согласно требованиям документы по личному составу, т.е. документы подтверждающие трудовую деятельность работника должны храниться в организации 75 лет. Поэтому необходимо проводить своевременную обработку документов, создать оптимальные условия для хранения. Так как утеря документов, их не сохранность влечет нарушение прав граждан на социальное обеспечение.
На все запросы ответы готовим на основании тех документов, которые храняться в госархиве. Они принимаются от наших источников комплектования. По незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы? (Слайд №17) Что относится к документам по личному составу?
Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, договоры, заключаемые работником с работодателем).
Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу.
Практически все они, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан.
Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы ведомственного архива, его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.
(Слайд №18) Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена «Уголовным кодексом РК». Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы. Поэтому призываю всех руководителей ответственно отнестись к документам.
Госархив Зерендинского района оказывает государственные услуги соблюдая законодательство Республики Казахстан. По требованиям к госуслугам в соответствии с поручением Главы государства все социально значимые услуги должны оказываться через портал «Электронного правительства», в том числе государственная услуга «Выдача архивных справок». Данная услуга госархивом оказывается на основании пункта 5 статьи 15 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах», стандарта утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 и регламента № А5/219 утвержденного от 22 мая 2015 года постановлением акимата Акмолинской области. Видом завершения государственной услуги является выдача архивной справки, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги.
(Слайд №19) За текущий период по состоянию на 25 декабря текущего года от физических и юридических лиц, поступило 1448 запросов: через ЦОН 800 (55,2%), ПЭП-153 (10,6%), по почте в ГУ -495 (34,1%).
Все они исполнены своевременно, ответы даны на языке обращения. Сроки оказания государственных услуг соблюдаются, мотивированных отказов в предоставлении государственной услуги за данный период не имеется. Запросы социального характера внесены в базу данных «Е — акимат»», тематического и генеологического характера в базу данных АИС ЕУОЛ.(Армеуол)
Иностранные граждане, лица без гражданства и иностранные юридические лица получают государственные услуги наравне с гражданами и юридическими лицами Республики Казахстан, если иное не предусмотрено законами нашей страны. Несмотря на то, что основная часть запросов состоит о подтверждении стажа и выборки заработной платы за 25-30 лет все запросы исполняются в установленные законодательством сроки.
При оказании госуслуги «Выдача архивных справок» некоторые ответы выдаются отрицательно, так как имеютя факты утери документов на стадии ведомственного хранения. (Слайд №20) В связи с выше изложенным, а также для усиления контроля за состоянием документирования и хранения документов в организациях района составлен график сдачи документов на госхранение на 2016 год, утвержденный акимом района Аскар Муратұлы. График составлен по сведениям о документах Национального архивного фонда по учреждениям и организациям Зерендинского района по состоянию на 01 января 2016 года. (Слайд 21,22, 23,24,25,26)
В данный график включены следующие организации:
1.Детско-юношеская спортивная школа
2.ГУ «Аппарат акима Алексеевского сельского округа»
3.ГУ «Отдел архитектуры, градостроительства и строительства Зерендинского района»
4.ГУ « Аппарат акима сельского округа имени Канай-би»
5.ГУ « Аппарат акима Ортакского сельского округа»
6.ГУ « Аппарат акима Сарыозекского сельского округа»
7.Отдел занятости и социальных программ.
Архивы играют важную роль в сохранении документов ведомственных архивов нашего района, а профессиональный долг каждого руководителя — сохранить и передать на госхранение документы учреждений, пополнить Национальный архивный фонд РК.
Благодарю, за внимание!
Слайд
