Бекiтемiн
Ақмола облысының архивтер мен
құжаттамалар басқармасының
«Зерендi ауданының мемлекеттiк
архивi» КММ-нiң директоры
_________ Б. Айдосова
Зерендi ауданының мемлекеттiк мұрағатының 2018 жылғы жұмысы Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және архивтар туралы" заңын, ,,Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын», «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттiк және арнаулы мемлекеттiк мұрағаттардың толықтыру, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын», «Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын», «Мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтер туралы» Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуiрдегi № 88-V Заңын, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» Қазақстан Республикасының Заңын (2013.03.07. берiлген өзгерiстер мен толықтырулармен) жүзеге асыруға бағытталады.
«Рухани жаңғыру» бағдарламасын жүзеге асыру шеңберiнде 3 жоба бойынша белсендi жұмыс жүргiзудi жоспарлап отырмыз: «Туған жерiм — тұғырым» (ауданның тарихы туралы), «Архивтар сөйлейдi» (архив құжаттары бойынша баспа қызметi), ЖШС "Z-ИНФОРМ" редакциясымен «Зерен» газетiнде ай сайын «Олардың игi iстерi ұмыт қалған емес» тақырыбында архив айдарын ашу туралы келiсiлген, бiз баспа бетiнде аудан дамуына өздерiнiң баға жетпес үлестерiн қосқан еңбек ардагерлерi, қоғам қайраткерлерi, атағы әйгiлi адамдар туралы материалдарды жариялайтын боламыз (архив құжаттары бойынша).
«Туған жер» бағдарламасы аясында Зерендi ауданының құрметтi азаматтарының және Ұлы Отан соғысы ардагерлерiнiң жеке тектi қорларын құру жұмысын жалғастыратын боламыз. Осы қорларды құрудың негiзгi мақсаты — туған жерiнде ұмытылмайтын iз қалдырған тамаша адамдарға құрмет көрсету болып табылады.
Мемлекеттiк архив жұмысы төмендегi бағыттар бойынша жүргiзiледi:
1. Қазақстан Республикасы ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында архивтiк құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту бойынша iстердi қалпына келтiру, жөндеу, дәрiлеу, қоймаларды шаң-тозаңнан тазарту, өшiп қалған мәтiндердi қалпына келтiру, пайдалану қорын құру мақсатында iстердi тiгу, қораптау сияқты бiршама шаралар өткiзiледi.
Сақтаулы құжаттардың 476 сақтау бiрлiгiнiң 952 парағын қалпына келтiрiп, физикалық жағдайын жақсарту жоспарланып отыр. Қор тiзiмi қоса тiркелген (№ 1 қосымша). Төменде көрсетiлген мекемелер мен ұйымдар құжаттарының 1220 сақтау бiрлiгiн қораптау көзделген. Бұл 2018 жылға жоспарланып бекiтiлген кестеге сәйкес қабылданатын құжаттар.
Өшiп қалған мәтiндердi қалпына келтiру бойынша №28-шi «Тың игерудiң ХХV-жылдығы атындағы кеңшары» қорының — 15 бетiн қалпына келтiру жоспарланды.
Басқарушылық, жеке құрам бойынша құжаттардың 882 iстерiнiң қолда барын және жағдайын тексеру жұмысын жүргiзу болжанып отыр. Қор тiзiмi қоса тiркелген (№2 қосымша).
ҚР мәдениет және спорт Министрiнiң 2014 жылдың 22 желтоқсандағы № 145 бұйрығының 2 тармағымен бекiтiлген «Ұлттық мұрағат қорының, мемлекеттiк және арнайы мемлекеттiк мұрағаттардың басқа да мұрағаттық құжаттарын пайдалану, есепке алу, сақтау және толықтыру ережесiнiң» 264 тармағының негiзiнде мұрағаттық құжаттардың iстен шығу есебi мемлекеттiк сақтауға жатпайтын құжаттарды жою актiсi арқылы жүргiзiледi. Тамыз айында архивтағы уақытша сақталған құжаттардың құндылық сараптамасын жүргiзiп, бүгiнгi күнi тарихи және тәжiрибелiк мәнiн жойған, мерзiмi өткен құжаттарды актiлеу жұмысын жүргiзу жоспарға қойылды.
1.Фонд №4 «А»- Күсеп халық депутаттарының селолық Кеңесi -1989-1993-
7 сақт.бiрл.
2. № 65 қор- Чаглинка КРК 1991-1997 — 15 сақт.бiрл.
3.Фонд №88 — Раздольный мектеп-интернаты — 1991-1996 -18 сақт.бiрл.
Барлығы — 40 сақтау бiрлiгi.
Жыл бойы мекемелер мен ұйымдардан, кәсiпорындардан мемлекеттiк сақтауға құжаттарды қабылдау жұмысы жүргiзiледi. Архив қоймаларында қажеттi температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық тәртiптi сақтау жоспарлануда. Тоқсан сайын тазалық күнiн өткiзiп, құрылғы көрсеткiштерiн қатаң қадағалау жұмысын жүргiзу.
Мемлекеттiк архив жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарымен өзара байланыста жұмысын жалғастырады.
2. Қазақстан Республикасының ұлттық қорын қалыптастыру. Ұйымдар мен ведомстволық архивтарды ұйымдастырушылық-әдiстемелiк басқару.
Бұл бағыт бойынша ҚР-ның Ұлттық архив қорының құжаттарын сапалы қалыптастыруды қамтамасыз ету және мемлекеттiк сақтауға құжаттарды сапалы iрiктеуге аса көңiл бөлiнедi.
2018 жылы архив жұмысы мемлекеттiк есеп жүргiзу аясында ҚР ҰМҚ құжаттарын мемлекеттiк есеп жүргiзу бойынша нұсқаулық негiзiнде жүргiзiледi. Осыған байланысты қағаз жүзiндегi құжаттардың сақтауға келiп түсуiн есепке алу кiтабын, қор тiзiмiн, тiзiмдемелер тiзiмдемесiн есепке алу кiтаптарын жүргiзу жұмысы жүргiзiледi.
Аудандық архив қорларының құрамы мен көлемiнiң өзгерiсi, архив қорының төлқұжаты туралы мәлiметтердi құру жұмыстары жалғастырылады.
Мемлекеттiк сақтауға 1002 сақтау бiрлiгi көлемiнде басқарушылық құжаттарды, азаматтардан — 181 сақтау бiрлiгi көлемiнде, 7- фотоальбом, 30 -фотоқұжаттарды қабылдау жоспарлануда. Олар «Зерендi ауданы әкiмiнiң аппараты» ММ, Зерендi ауданының «Чаглинка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ, «Зерендi аудандық мәслихатының аппараты» ММ, «Зерендi ауданының экономика және қаржы бөлiмi» ММ, Ақмола облыстық бiлiм басқармасының жанындағы "Зерендi ауданы Чаглинка селосы Агробизнес колледжi" МКҚК, «Зерендi ауданының С. Сейфуллин атындағы селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ, Зерендi ауданының «Викторовка селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ,
«Зерендi ауданы Ақкөл селолық әкiмiнiң аппараты» ММ, Зерендi ауданының «Зерендi селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ, «Зерендi ауданының Садовый селолық округ әкiмiнiң аппараты» ММ, Зерендi ауданының «Iшкi саясат бөлiмi»
ММ, Зерендi ауданының «Кәсiпкерлiк, өнеркәсiп және туризм бөлiмi»
ММ, «Зерендi ауданының тұрғын үй- коммуналдық шаруашылық, жолаушылар көлiгi және автомобиль жолдары бөлiмi» ММ, Зерендi ауданының «Дене тәрбиесi және спорт бөлiмi»ММ-нiң құжаттары.
Жеке тектi құжат иемденушiлерiмен құжаттарды мемлекеттiк сақтауға тапсыру жөнiнде келiссөздер жүргiзу жұмысын одан әрi жалғастырылады. Келiссөздер жүргiзген соң 9 жеке тектi құжат иемденушiлерiнен құжаттарды мемлекеттiк сақтауға қабылдау жоспарлануда.
Ұлы Отан соғысы ардагерлерi Степченко Григорий Илларионович, Белюшенко Николай Алексеевич, Рахымжанов Қабдрашит және Зерендi ауданының құрметтi азаматтары Сулейменова Ғиззат Қуанышпайқызы, Нұрғалиев Олжабай Нұргалиұлы, Солошенко Александр Александрович, Шаров Валерий Григорьевич, Поздняков Иван Павлович, ақын Рақымжанова Күләш Сәбiкенқызының жеке тектi қорлары құрылады.
Сондай-ақ, 7-фотоальбомдар тiзiмдемесiн құру жоспарлануда — «Зерендi ауданы» (1), «Зерендi аудандық ауруханасының қалыптасу тарихы» (2), Жеңiстiң 40 жылдығында жасалған альбомдар «Айдобол кенттiк Кеңесiнiң ҰОС-ына қатысушылары» (3), «Подлесный ауылдық Кеңесiнiң ҰОС-ына қатысушылары» (4), «Қарабұлақ ауылдық Кеңесiнiң ҰОС-ына қатысушылары " (5), Тройцк селосының ҰОС-ына қатысушылары (6), «Пухальск ауылдық Кеңесiнiң ҰОС-ына қатысушылары» (7). Мемлекеттiк архив 2017-2018 жылдардағы Зерендi ауданы туралы ең маңызды фотоқұжаттармен толығады.
Келiп түскен құжаттарды есепке ала отырып, архив қоймаларындағы топографиялық көрсеткiштердi жаңартып отыру.
Мекемелердiң сақтау мерзiмi асқан құжаттарын ғылыми-техникалық өңдеуден өткiзу жұмысын аяқтау жоспарланып отыр. Ведомстволық сақтаудағы құжаттардың құндылығын сараптауға басқарушылық құжаттама -1012 сақт.бiрл., сондай-ақ жеке құрам құжаттарының -266 сақт.бiрл. ұшырайды.
Сондай-ақ архивтiң толықтыру көздерi болып табылатын ұйымдар тiзiмiн құру және анықтау жұмыстары жүргiзiледi. № 95 қор -«Зерендi ауданы әкiмiнiң аппараты» және №1 қор — «Зерендi аудандық атқару комитетi» құжаттарының 30 сақтау бiрлiгiн каталогтау жұмысын жалғастыру жоспарланып отыр. 30 карточка дайындалады. Жасалған барлық карточкалар жүйеленiп индекстеледi және сәйкес каталогқа енедi.
Ұйымдардың қадағалау iстерiн, мекемелермен жұмыс iстеудi есепке алу, жеке қор иелерiнiң есебiн, келiп түскен қорларды есепке алу журналдарын жүргiзу жұмыстары жалғастырылады.
ҚР-ның «Ұлттық мұрағаттық қорлар мен мұрағаттар» Заңының 18 бабына және ҚР-ның «Жеке кәсiпкерлiк туралы» Заңының 38 бабына сәйкес төменде көрсетiлген 5 ведомстволардың iстер номенклатурасын, 5 iс жүргiзу ережесiн, 5 ведомстволық мұрағат ережесi мен сараптау комиссиясы ережесiн жетiлдiруде әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсету жоспарланды:
1.«Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау министрлiгiнiң Қоғамдық денсаулық сақтау комитетi Ақмола облысы Қоғамдық денсаулық сақтау департаментiнiң Зерендi аудандық қоғамдық денсаулық сақтау басқармасы» РММ
2.Зерендi ауданының «Кәсiпкерлiк , өнеркәсiп және туризм бөлiмi» ММ
3.Зерендi ауданының «Орталықтандырылған кiтапханалық жүйесi» ММ
4.Зерендi ауданының «Жер қатынастары бөлiмi» ММ
5.Зерендi ауданының «Мәдениет үйi»МКҚК
Толықтандыру көздерiнiң басшылары және iс жүргiзушiлерiмен 13 кеңес ұйымдарға шығу, ауылдық округтерге бару арқылы өткiзiледi.
Iстер, құжаттар тiзiмдемесiн дайындау — қарапайым рәсiм емес және iс жүргiзуге жауапты маманға құжаттардың жүргiзiлуiне ,сақталуына және мемлекеттiк сақтауға тапсыруына бiраз машақат жүктейдi.
Мекемелерге шығу және бару кезiнде тұрақты сақталатын және жеке құрам құжаттарының тiзiмдемелерiн жасау ережелерi бойынша әдiстемелiк көмек көрсетiлетiн болады.
«Азаматтарға арналған үкiмет» МККЕ АҚ Ақмола облысы бойынша филиалы- «Халыққа қызмет көрсету орталығы» департаментiнiң Зерендi аудандық бөлiмiнiң қызметкерлерiмен мемлекеттiк қызмет бойынша 2 кеңес өткiзу жоспарға енгiзiлдi.
1.«Азаматтарға арналған үкiмет» мемлекеттiк корпорациясы және «Электронды үкiмет» порталы арқылы көрсетiлетiн өтiнiштер санын ұлғайту бойынша тиiстi жұмыс жүргiзу. (II тоқсан)
2. «Архивтiк анықтама беру» мемлекеттiк қызметiн көрсетудiң сапасын және қол жетiмдiлiгiн арттыру мәселесi бойынша кеңес . (III тоқсан)
Жеке құрам бойынша және үнемi сақталатын құжаттар мен тәжiрибелiк мәнiн жойған құжаттарды жою актiлерiн жеке өздерi өңдейтiн ұйымдарға әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсету жұмыстары жалғастырылады. Iстер номенклатурасын жетiлдiруде әрдайым әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсетiледi.
3. Ақпараттық-iзденiс жүйесiн қалыптастыру, құжаттарды пайдалану және ғылыми ақпарат
2018 жылы архив қызметi қоғам қажеттiлiгiн барынша қанағаттандыруға, архив құжаттарын азаматтардың заңды қызығушылықтары мен құқықтарын жүзеге асыру мақсатында пайдалануға, Қазақстан халқының тарихи -мәдени мұрасы болып табылатын архив құжаттарын дәрiптеуге бағытталады.
Архивтiк құжаттарды пайдалану арқылы төмендегi тақыраптарда 7 көрме ұйымдастырылады:
1. ҰОС ардагерi Белюшенко Николай Алексеевичтiң мерейтойына орай (наурыз)
2. Социалистiк Еңбек Ерi Литтау Фрида Гавриловнаның 95 жылдық мерейтойына орай
3. Зерендi орман шаруашылығы мекемесiнiң 80 жылдығына орай (мамыр)
4. Ұлы Отан соғысы Жеңiсiнiң 73-жылдығына арналған «Ел жадында аңыз болып сақталады» тақырыбында жеке тектi қорлар көрмесi. (мамыр)
5. Ата Заң күнi қарсаңында «Тарихтың қайнар көзi» тақырыбында Зерендi ауданының құрметтi азаматтарының жеке тектi қорларының көрмесi (тамыз)
6. ҚР Тұңғыш Президентi күнi «Көшбасшының өмiрбаяны — елдiң тарихы»
кiтаптар көрмесi (30 қараша)
7. ҚР Тәуелсiздiгiнiң 27 жылдығына «Құжаттық деректердегi тәуелсiздiк бейнесi» (желтоқсан )
Қараша айында мектеп оқушыларының демалысы уақытында «Архивқа саяхат» аудан орталығындағы үш мектептiң бастауыш сынып оқушыларына ұйымдастырылады. Мамыр айында «Ел жадында аңыз болып сақталады» тақырыбында жоғары сынып оқушыларына саяхат және сабақ өткiзiледi.
Жеке және заңды тұлғаларға ұсынылатын мұрағаттық анықтамалар «Е-акимат» ақпараттық жүйесiнде тiркелiп электрондық түрде қызмет көрсету және азаматтар сұранымдарын АРМ ЕУОЛ автоматтандырылған жүйесiне тiркеу жұмыстары жалғастырылады.
Бұқаралық ақпарат құралдарында 23 мақала жариялау және 2019 жылға арналған ерекше мәндi және естен кетпес оқиғалар күнтiзбесiн шығару жоспарланып отыр. 2019 жылға арналған ерекше мәндi және естен кетпес оқиғалар күнтiзбесi мәдени-ағартушылық мекемелер мен мектептер, оқу орындары қызметiн ақпараттық қамсыздандыру мақсатында дайындалады. Күнтiзбенi құрастыруда, естен кетпес оқиғалар мен мәлiметтердi iрiктеуде «Естен кетпес оқиғалар мен мерейтойларды мерекелеу туралы» Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 1999 жылдың 28 қыркүйегiндегi № 1465 өкiмiн басшылыққа алу (қыркүйек айы). Архив web-сайты бөлiмдерi ай сайын жаңартылып отырады.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлардың бiлiктiлiк деңгейiн арттыру. Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
2018 жылы архив қызметкерлерiнiң кәсiптiк деңгейiн арттыруға күш салынады. Осы мақсатта Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасының жоспарына сәйкес архившылардың бiлiктiлiк деңгейiн арттыру үшiн облыстық семинарларға қатысу жоспарланып отыр. Архив қызметкерлерi мен архив iсiнiң ардагерлерiн әлеуметтiк қорғау мәселесiне мүмкiндiгiнше көңiл бөлiнедi.
Келiсiлдi
Ақмола облысының архивтер мен
құжаттамалар басқармасының басшысы
_______________М. Ю. Тохаева
_____________________ 2018 жыл
